こんにちは、syushuです。8月は、お盆休みや夏季休業などで、会社やお店を空ける機会が増える時期です。戸締まりや火の元を確認するように、ホームページも休み前に少し点検しておくと安心です。
今月のシュシュ通信では、ホームページを安全に保つための「戸締まり点検」と、急なトラブルが起きたときに慌てないための「管理情報の整理」についてご紹介します。
お盆休み前に、ホームページの「戸締まり」を
お盆休みや夏季休業など、いつもより長く会社を空ける前には、戸締まりや火の元を確認しますよね。
ホームページも同じように、休みに入る前に少しだけ点検しておくと安心です。
ホームページは、公開して終わりではありません
ホームページは、一度作ったらずっと同じ状態で使えるものではありません。
特にWordPressなどで作られているホームページは、サイト本体やデザインを管理する「テーマ」、お問い合わせフォームなどの機能を追加する「プラグイン」が組み合わさって動いています。
これらには定期的に更新があり、古い状態のまま長く使い続けると、不具合やトラブルの原因になることがあります。
ただし、更新によって表示が崩れる場合もあるため、よくわからないまま操作するのではなく、制作会社や管理会社に確認してから対応するのがおすすめです。
使っていないものが残っていませんか？
以前使っていたプラグインや、現在は利用していないお問い合わせフォームが、そのまま残っていることもあります。
使っていない機能は、置いておくだけでも管理するものが増えてしまいます。
「今も必要なものか」「いつから使っていないのか」を確認し、不要なものは安全を確認したうえで整理しておきましょう。
問い合わせフォームは、実際に送って確認を
お問い合わせフォームは、画面上では問題なく見えていても、メール設定の変更などによって、送信内容が担当者に届かなくなっていることがあります。
自分で一度テスト送信を行い、
・送信完了画面が表示されるか
・送った人に受付メールが届くか
・担当者にも通知メールが届くか
を確認してみましょう。
長期休業に入る前に一度テストしておけば、「休みの間に問い合わせが届いていなかった」という事態も防ぎやすくなります。
バックアップと安全な通信も確認
万が一ホームページに不具合が起きたとき、元の状態に戻すために必要なのがバックアップです。
自動で保存されていると思っていても、保存期間が短かったり、ホームページと同じサーバー内にしか残っていなかったりする場合があります。
また、ホームページを開いたときに、アドレス部分へ鍵のマークが表示されているかも確認しておきましょう。これは、ホームページが安全に通信できる状態になっていることを示すものです。
管理画面に入れる人も見直しましょう
ホームページの管理画面に、以前の担当者や退職したスタッフのアカウントが残っていないでしょうか。
管理できる人が多すぎると、「誰が何を変更したかわからない」という状態にもなりやすくなります。
必要な担当者だけが利用できる状態にし、長く同じパスワードを使っている場合は、見直しを検討しましょう。
お盆休みや長期休業中は、担当者や制作会社への連絡がつきにくく、普段よりトラブルへの対応が遅れることがあります。
家の戸締まりと同じように、休みに入る前にホームページも軽く点検しておくと安心です。
ホームページの保守・バックアップ・セキュリティ点検も、シュシュにお気軽にご相談ください！
“もしも”のとき、誰が対応できる状態ですか？
「突然ホームページが表示されなくなった」
「問い合わせフォームのメールが届いていない」
「知らないページや、見慣れない表示が出ている」
「サーバー会社から警告のメールが届いた」
ホームページを運用していると、こうした急なトラブルが起きることがあります。
そんなときに困りやすいのが、トラブルそのものよりも、
「どこに連絡すればいいのかわからない」
「管理情報を持っている担当者が休みで確認できない」
という状態です。
Webまわりの管理先、把握していますか？
ホームページには、さまざまな会社やサービスが関係しています。
たとえば、
・ホームページのデータを置いているサーバー会社
・ホームページの住所を管理するドメイン管理会社
・ホームページの制作会社、保守会社
・会社で使用しているGoogleアカウント
・メールアドレスを管理している会社やサービス
などです。
普段は問題なく使えているため、どこで何を契約しているのかを意識する機会はあまりありません。
しかし、トラブルが起きたときに契約先や管理者がわからないと、状況を確認するだけでも時間がかかってしまいます。
「担当者しか知らない」をなくしておく
管理画面のログイン情報や契約内容を、担当者ひとりだけが把握している状態にも注意が必要です。
急なお休みや退職、担当変更があったときに、ほかの人が誰もログインできなくなってしまうことがあります。
全員がすべてのパスワードを知る必要はありません。
大切なのは、
・誰が管理しているのか
・必要な情報がどこに保管されているのか
・緊急時には誰に連絡するのか
が社内でわかる状態にしておくことです。
パスワードは、安全に引き継げる管理方法で
パスワードを紙のメモや個人のLINE、個人用メールだけで管理していると、紛失や引き継ぎ漏れの原因になります。
パスワード管理サービスを利用する、社内の管理ルールを決めるなど、安全に共有・引き継ぎができる方法を考えておきましょう。
また、使っていないアカウントや、退職した人のアカウントが残っていないかも定期的に確認したいポイントです。
保守契約の内容も確認しておきましょう
ホームページの保守を依頼している場合は、「どこまで対応してもらえる契約なのか」も確認しておくと安心です。
更新作業だけなのか、バックアップやセキュリティ対策も含まれているのか。トラブル時の調査や復旧には、別途費用がかかるのか。
いざというときに「これは対応してもらえると思っていた」とならないよう、契約内容や管理範囲を整理しておきましょう。
「誰に聞けばいいかわからない」をなくしておくことが、トラブル時の安心につながります。
まずは、下のチェックリストから確認してみてください。
ホームページの「もしも」に備えるチェックリスト
□ サーバー会社・ドメイン管理会社がわかる
□ ホームページの制作会社・管理会社がわかる
□ 管理画面のログイン情報を社内で把握している
□ バックアップが取られているか確認している
□ バックアップの保存場所がわかる
□ 問い合わせフォームが届くかテストした
□ 退職者や以前の担当者のアカウントを整理した
□ Googleやメールの管理者が誰かわかる
□ トラブル時の社内連絡先・相談先が決まっている
□ ホームページの保守契約・管理範囲を把握している
ログイン情報の整理や、ホームページの保守・管理体制の見直しも、シュシュにお気軽にご相談ください！
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